ETABLISSEMENT SIEGE

Supervisé par la Direction Générale qui joue un rôle de promotion, de veille, d’appui technique et d’expertise dans la conduite de l’ensemble des activités de l’association, l’établissement Siège assure une fonction stratégique et support dans 5 grands domaines :
  • La gestion des Ressources Humaines
  • La gestion économique et financière
  • La gestion des systèmes d’information
  • La gestion des Achats
  • La gestion de la Communication.
 

L’organigramme du Siège

 

 

La Direction Générale

 

Sous la responsabilité du Directeur Général, elle met en œuvre la politique et la stratégie associative validée par les instances décisionnelles (AG, CA, Bureau) et pilote l’évolution des établissements dont elle assure la gestion. Elle est également le garant de la mise en place de l’évaluation interne des établissements et services, de l’accompagnement et du suivi de leur démarche d’amélioration de la qualité. Elle investigue et propose au CA les axes de développements possible de l’institut en répondant par exemple aux « appels à projets » mais aussi en imaginant toutes formes d’établissements ou services innovant répondant à son objet et/ou aux besoins identifiés des usagers. Dans sa mission, le Directeur Général est assisté d’une Assistante de Direction pour l’ensemble des attributions administratives, instaurant une interface privilégiée entre lui et l’environnement interne et externe

 

 

La gestion des Ressources Humaines 

  La fonction RH supervisée par la DRH a pour mission de définir la stratégie des ressources humaines de l’association, puis, avec la validation du Directeur Général, de la piloter et d’en suivre la réalisation. En lien étroit avec le DG, elle oriente et accompagne la stratégie économique de l’association en mettant en avant sa dimension sociale. La DRH assure une fonction d’expertise auprès des Directeurs des établissements en régions et des responsables de site dans les domaines RH et du social afin d’assurer la cohérence de la politique sociale mise en œuvre dans l’association. Elle anime régulièrement la formation de ces acteurs et informe très régulièrement les organes dirigeants de sa bonne mise en œuvre. Elle assume les relations avec les IRP et assure la gestion des litiges juridiques auprès des Tribunaux compétents. La DRH a la responsabilité des personnels du service centralisé de la Paie. (2,5 ETP) qui assurent la gestion complète de la paie des salariés (environ 180) et usagers (environ 550) de l’association, procèdent à l’ensemble des déclarations sociales et alimentent les modules RH de l’ERP CEGI.  

Orientation 2017/2020 de la fonction RH

  Développer les compétences afin de répondre à ses besoins identifiés Afin d’optimiser la mise en œuvre de son projet associatif en adaptant les compétences de ses professionnels pour maintenir et développer son positionnement au sein du secteur médico-social et en consolidant leurs emplois par l’anticipation de ses besoins, l’IpSIS s’est engagée en 2016 dans l’élaboration d’une démarche de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). Cette démarche qui aboutira en 2017 permettra à l’IpSIS un développement maîtrisé des structures répondant aux besoins identifiés de ses usagers, dans le respect des attentes du législateur (Lois de 2002-2 et de 2005). En favorisant la professionnalisation de ses salariés, l’IpSIS renforcera encore son inscription dans l’amélioration continue de la qualité du service rendu aux usagers, selon les préconisations de l’ANESM.  

La gestion économique et financière

  Le RAF a pour mission de proposer la stratégie de la gestion financière et comptable de l’association, la piloter et en suivre la réalisation. En lien avec le Directeur Général, il est un soutien technique et il accompagne les Directeurs des Etablissements en Région dans l’analyse des éléments financiers et apporte son expertise. Il manage le service de la comptabilité (2,5 ETP) et apporte un appui technique au service de la paie. Il organise, élabore et contrôle la mise en œuvre des règles comptables dans le but de préparer l’ensemble des éléments constituant la clôture des comptes. Le RAF gère et optimise la trésorerie de l’association. Il présente régulièrement une situation au Directeur Générale ainsi qu’au Trésorier. Il contrôle également les encours des clients des E.S.A.T. Avec l’assistance de ses collaborateurs, le RAF élabore et met en place des outils de pilotage afin de contrôler la bonne exécution des budgets et d’analyser les activités commerciales des E.S.A.T. Il s’informe également des évolutions technologiques pour proposer des outils de gestion innovants dans le but d’optimiser les moyens.  

La gestion des systèmes d’information

  Supervisée par le Directeur Général, sa gestion est assurée par le Responsable des Systèmes d’information qui veille à la performance et à l’optimisation du SI pour l’ensemble des métiers et des organisations de l’institut, dans le respect de ses orientations stratégiques. En veille permanente des nouvelles possibilités techniques et fonctionnelles, il répond aux attentes des Directeurs des établissements en région et de leurs collaborateurs en cohérence avec les moyens financiers de l’association. Le RSI définit l’ensemble des besoins de moyens de communication internes, assure le suivi du cahier des charges auprès des prestataires en termes de qualité, budget, délai et procède aux renouvellements des appareils. Le RSI élabore et met en œuvre les procédures et sécurise les données informatiques de l’association.  

La gestion des Achats

Supervisée par le Directeur Général, la gestion centralisée des Achats pose les bases et les principes fondamentaux indispensables à la bonne maitrise de la fonction achat par l’ensemble des prescripteurs de l’association. Le contexte dans lequel les établissements ou services évoluent rend cette mise en œuvre non seulement nécessaire mais obligatoire. La politique des achats est le reflet de la politique générale de l’association, tenant compte de la taille des établissements ou services, de leurs positionnements et de la diversité des métiers exercés en leur sein. Cette politique est définie selon 3 axes majeurs. C’est autour de ces 3 axes que s’articule l’ensemble des actions d’achat et d’approvisionnement, en parfaite cohérence avec les valeurs de l’association.  

AXE n°1 : L’efficacité économique

AXE n°2 : La déontologie

AXE n°3 : Le Développement durable

Pour conclure, la politique des achats mise en œuvre par l’association IpSIS relèvera avant tout d’une démarche dite d’« ACHATS RESPONSABLES ». Elle doit impliquer les professionnels de terrain, par une participation active à son élaboration et sa mise en œuvre.    

La gestion de la Communication

  Supervisée par le Directeur Général et/ou la DRH, la gestion de la communication a pour objectif d’inclure tous les acteurs, (notamment usagers et personnels) à tous les niveaux de la gouvernance de l’IpSIS. Elle est donc conçue pour donner du sens à la stratégie associative et à chacun de trouver sa place dans le projet.   Sur le plan interne, elle favorise la création et la diffusion de journaux internes au sein de chaque établissement ou service. Elle mobilise les différents acteurs de l’association pour qu’ils participent à la définition de sa politique et s’en fassent le relais. Elle favorise l’accueil et l’information des nouveaux salariés.   Sur le plan externe, elle se développe en direction des partenaires associatifs, des collectivités territoriales, des autorités de tarifications et du secteur psychiatrique.   L’ensemble de ces actions pilotées par le Siège participe à la définition d’une culture commune et à la création d’une identité associative partagée.